Executive Assisstant

Job Description

Responsibilities:
• Coordination of information flow and office correspondence, ensuring quick and efficient access to necessary data
• Managing the supervisor's schedule, including planning meetings and tasks, minimizing downtime
• Handling internal and external meetings, including booking conference rooms, ordering catering, and audio-video equipment
• Managing travel arrangements, including organizing transportation, accommodation, and planning itineraries to ensure smooth trips
• Preparing presentations, summaries, letters, and information at the supervisor's request. Supporting internal and external communication
• Providing support to the supervisor and employees in solving ongoing operational issues
• Providing information about company processes and procedures, serving as an information point for all employees
• Monitoring and coordinating administrative activities within the company, including working in a team with other assistants and specialists from different areas of the organization
• Assisting in the implementation of strategic projects that directly impact the entire organization. Monitoring progress, organizing resources, and ensuring that all initiatives are carried out according to the schedule
• Representing the supervisor in contact with other employees and external stakeholders

Requirements:
• A higher education degree is required, with preferred fields being administration, management, economics, or related areas
• The candidate should have a minimum of 2 years of experience in a large international organization in a similar position and experience in managing schedules and organizing meetings
• Excellent organizational skills and the ability to manage multiple tasks simultaneously are essential
• Proficiency in office tools (MS Office, Google)
• Ability to prepare presentations and reports
• Advanced English language skills (B2/C1)
• High communication and interpersonal skills
• Ability to work in a team and independently
• Proactivity and initiative in problem-solving
• Discretion and trust in handling confidential information
• Willingness to travel occasionally for business
• Category B driving license will be an additional advantage

We Offer:
• contract of employment
• hybrid work
• benefits package: private medical care, life and accident insurance, MyBenefit cafeteria platform, sports card, social fund, retirement pension plan, Employee Referral Program
• free access to the Max platform
• work-life balance initiatives: well-being platform, yoga, massages, educational webinars, Employee Support Program, film screenings organized by employees in the office cinema
• training and development: training platform, co-financing of English lessons, Employee Resource Groups, Engagement Club - the opportunity to develop your interests in thematic employee groups, online meetings with experts
• CSR activities: volunteering, ecological and social initiatives
• access to parking spaces

PL:

Zakres obowiązków:
• Koordynacja przepływu informacji i korespondencji biurowej, zapewniając szybki i efektywny dostęp do potrzebnych danych
• Zarządzanie harmonogramem działań przełożonego, w tym planowanie spotkań i zadań, minimalizowanie przestojów
• Obsługa spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym rezerwacja sal konferencyjnych, zamówienie cateringu i sprzętu audio-wideo
• Zarządzanie podróżami w tym organizacja transportu, zakwaterowania i planowanie itinerariów tak aby wyjazdy przebiegały płynnie
• Przygotowywanie prezentacji, zestawień, pism oraz informacji na zlecenie przełożonego. Wsparcie w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
• Świadczenie wsparcia dla przełożonego oraz pracowników w rozwiązywaniu bieżących problemów operacyjnych
• Udzielanie informacji dotyczących procesów i procedur obowiązujących w firmie, służąc jako punkt informacyjny dla wszystkich pracowników
• Monitorowanie i koordynacja działań administracyjnych w firmie, w tym praca w zespole z innymi asystentami i specjalistami z innych obszarów organizacji
• Pomoc w realizacji projektów strategicznych, które mają bezpośredni wpływ na działalność całej organizacji. Monitorowanie postępów, organizowanie zasobów i zapewnienie, że wszelkie inicjatywy są realizowane zgodnie z harmonogramem
• Reprezentowanie przełożonego w kontakcie z innymi pracownikami i zewnętrznymi interesariuszami

Wymagania:
• Wymagane jest wykształcenie wyższe, preferowane kierunki to administracja, zarządzanie, ekonomia lub pokrewne
• Kandydat powinien posiadać minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku oraz doświadczenie w zarządzaniu harmonogramem i organizacji spotkań
• Niezbędne są doskonałe umiejętności organizacyjne i zdolność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie
• Znajomość narzędzi biurowych (MS Office, Google)
• Umiejętność przygotowywania prezentacji i raportów
• Znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym (B2/C1)
• Wysokie umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
• Zdolność do pracy w zespole oraz samodzielność w działaniu
• Proaktywność i inicjatywa w rozwiązywaniu problemów
• Dyskrecja i zaufanie w zarządzaniu poufnymi informacjami
• Gotowość do okazjonalnych podróży służbowych
• Posiadanie prawa jazdy kat. B będzie dodatkowym atutem
Oferujemy:
• umowa o pracę
• praca w modelu hybrydowym
• pakiet świadczeń: prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie na życie i NNW, platforma kafeteryjna MyBenefit, dofinansowanie do karty sportowej, fundusz świadczeń socjalnych, programy emerytalne, program poleceń pracowniczych
• darmowy dostęp do platformy Max
• inicjatywy na rzecz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym: platforma wellbeingowa, joga, masaże, webinaria edukacyjne, Program Wsparcia Pracowników, organizowane przez pracowników pokazy filmowe w biurowej sali kinowej
• szkolenia i rozwój: platforma szkoleniowa, dofinansowanie lekcji języka angielskiego, Employee Resource Groups, Engagement Club - możliwość rozwijania swoich zainteresowań w tematycznych grupach pracowniczych, spotkania online z ekspertami
• działania CSR: akcje wolontaryjne, inicjatywy ekologiczne i społeczne
• dostęp do miejsc parkingowych

Hybrid Working - This role is advertised as a Hybrid work model, that combines remote and in-office work, following our current company policy and to be agreed with your Line Manager. Subject to any applicable laws, WBD / your Line Manager reserves the right to change this working agreement where this is essential to business needs and upon reasonable notice to you.

Championing Inclusion at WBD
Warner Bros. Discovery embraces the opportunity to build a workforce that reflects the diversity of our society and the world around us. Being an equal opportunity employer means that we take seriously our responsibility to consider qualified candidates on the basis of merit, regardless of sex, gender identity, ethnicity, age, sexual orientation, religion or belief, marital status, pregnancy, parenthood, disability or any other category protected by law.

If you're a qualified candidate with a disability and you require adjustments or accommodations during the job application and/or recruitment process, please visit our accessibility page for instructions to submit your request.

Jobcode: Reference SBJ-j65z82-18-219-62-16-42 in your application.